Déménagement & Logistique
"Comment réussir le déménagement de votre bureau ou étude ?"
Déménagement Administratif
Conseil
Commencez à planifier tôt : La planification est la clé d’un déménagement de bureau réussi. Commencez à vous préparer tôt et créez un calendrier détaillé qui trace toutes les étapes du déménagement. Tenez compte à la fois des exigences spatiales et du calendrier.
Quelques semaines avant le déménagement de votre établissement ou arcade dressez un inventaire
1 - Transfert de bureau ou étude : Résiliation de bail
Une fois que vous avez pris la décision de changer de bureau et que vous avez trouvé un nouveau local, vous devez procéder à quelques formalités administratives, dont la résiliation de votre bail commercial.
L’avis de résiliation
Vérifiez d’abord le bail à loyer en ce qui concerne le délai de résiliation et l’échéance du bail. Selon le Codes des Obligations Suisse le préavis de résiliation est de minimum 6 mois pour un local commercial. Des délais de résiliation plus longs sont parfois négociés. Le bail à loyer peut être résilié pour le terme. La plupart des baux prévoient un renouvellement tacite si aucune partie le résilie. Si une durée déterminée a été convenue, aucune résiliation n’est nécessaire et le bail termine à la date prévue.
Envoyer la lettre de résiliation
La lettre de résiliation du bail doit être envoyée à la régie respectivement au propriétaire par lettre recommandée. Elle doit contenir
vos coordonnées (nom, adresse, et de préférence aussi le numéro de téléphone professionnel et privé et le courriel)
les objets concernés (local artisanal, bureau, places de parc, etc.)
La date quand vous aimeriez restituer votre local, même s’il s’agit d’une restitution anticipée
la lettre doit être signée par tous les co-locataires du bail respectivement par les personnes autorisées à signer pour la société
Une résiliation partielle ou conditionnelle n’est pas possible. Elle peut seulement être annulée si l’autre partie est d’accord.
Réception
La durée de résiliation commence à courrir à partir du jour de la réception du courrier. Est considéré comme jour de réception, le jour du dépôt de l’avis de retrait par le facteur dans la boîte-aux-lettres du destinataire s’il peut le retirer le jour-même au guichet de la poste (case postale), sinon le premier jour ouvrable qui suit la tentative de remise. Si le délai de résiliation n’est pas respecté, la résiliation prend effet pour le prochain terme pertinent.
Restitution anticipée d’un local commercial
En tant que locataire vous pourrez être libéré de vos engagements du bail à loyer avant l’échéance du bail si vous présentez au moins un locataire solvable qui reprend le bail aux mêmes conditions à la date à laquelle vous rendez le local. Suivant les conditions générales pour locaux commerciaux appliquées dans le canton de Genève (édition 2010), vous devez respecter au moins un préavis de trois mois pour la fin d’un mois et transmettre au bailleur dans les 30 jours un dossier complet relatif au repreneur. Ce préavis commence à courrier dès que le bailleur est en possession du dossier complet de la candidature du repreneur du bail. Cependant, le bailleur ne peut pas être obligé à conclurer un bail à loyer avec le candidat que vous avez proposé, mais vous êtes libéré du bail pour la date pour laquelle vous avez donné le congé si le candidat remplit les conditions susmentionnées. Si vous ne trouvez pas un locataire successeur vous devrez payer le loyer jusqu’au prochain terme de congé contractuel.
Vous êtes propriétaire
Comme le locataire, vous devez respecter un préavis de résiliation et le terme de congé. En outre, vous êtes obligés d’utiliser le formulaire officiel faute de quoi la résiliation est nulle. A Genève, il existe deux formulaires officiels approuvés par le Conseil d’Etat, l’avis de résliation du bail, ce fomulaire est bleu, et l’avis de résiliation du bail en cas de demeure du locataire (art. 257 d du Code des Obligations), c’est le formulaire rose. Il ne faut pas se tromber de formulaire. Si vous utilisez l’avis de résiliation rose, vous avez dû respecter auparavant la forme et les délais de mise en demeure fixés par la loi.
Si vous avez conclu plusieurs baux à loyer avec un locataire, vous devez utiliser pour chaque bail un formulaire.
Résiliation anticipée
Dans certains cas, une résiliation anticipée est possible par le propriétaire.
Si vous avez entrepris correctement les démarches prévues par la loi en tant que bailleur, le préavis est de 30 jours.
Quant à la mise en demeure du locataire pour non-paiement, vous avez dû le mettre en demeure de payer le retard du loyer dans les 30 jours. Si la mise en demeure du locataire n’a pas aboutit à un résultat positif, vous pouvez résilier le bail moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d’un mois.
Si vous avez protesté, suivant l’art. 257 f al. 3 et 4, par écrit pour violation grave du devoir de diligence du locataire ou pour des graves manques d’égards envers les voisins, vous pouvez aussi résilier le bail avec un préavis de 30 jours pour la fin d’un mois.
Si le locataire a commis un préjudice grave, par exemple il a volontairement mis le feux dans son local, vous pouvez résilier le bail avec effet immédiat.
Si le locataire est en faillite, le bailleur peut demander de l’administration de la faillite des sûretés en leur fixant un délai convenable, si les sûretés ne sont pas fournies, vous pouvez résilier le bail avec effet immédiat.
2 - Déménager son bureau ou étude : Formalités
Faites transférer votre abonnement internet : contactez le service après-vente entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. Internet étant désormais indispensable, il faut faire en sorte que l’accès soit possible dès votre emménagement.
Faites suivre votre courrier : vous pouvez souscrire au service de réexpédition définitive nationale auprès de La Poste. La durée du contrat peut être de 12 mois renouvelables une seule fois ou 24 mois non renouvelables. Une solution de réexpédition existe aussi pour les entreprises qui s’installent à l’étranger.
Résiliez le contrat d’assurance du local que vous quittez au moins 2 semaines avant le déménagement.
Résiliez ou transférez les abonnements d’énergie : électricité, gaz… 2 semaines avant le déménagement du bureau. Vous pouvez transférer votre contrat existant ou signer un nouveau contrat.
Souscrivez de nouveaux contrats pour votre futur local.
Transférez les comptes bancaires de votre entreprise dans une agence plus proche de votre nouveau local.
Informez les tiers et les organismes de votre changement d’adresse : banques, impôts, compagnies d’assurances, clients, fournisseurs…
N’oubliez pas de faire figurer la nouvelle adresse dans vos documents : devis, factures, cartes de visite, plaquettes commerciales, signature de mail…
3 - Déménagement de bureau ou étude : l’emballage et le transport
Quelques semaines avant le déménagement de votre bureau, dressez un inventaire de votre équipement (ordinateurs, moniteurs, scanners, imprimantes, téléphones…) et de votre mobilier (bureaux, armoires, fauteuils…). Il est en effet inutile de transférer les éléments obsolètes ou hors service vers votre nouveau local. Commandez le nouveau mobilier et les nouveaux équipements et organisez l’évacuation des éléments dont vous voulez vous débarrasser vers une déchetterie. Vous pouvez également faire don de certains équipements encore utilisables à des associations.
La plupart du temps vous pouvez emballer vos papiers (factures, devis, études…) dans des cartons spécifiques pour les archives.
Les équipements informatique nécessitent une préparation et un transport minutieux, si possible dans leur carton d’origine. Il est préférable que la déconnexion des appareils et la remise en service du parc soient assurées par des experts.
Une bonne pratique, qui vaut dans la plupart des déménagements de vos salariés : préparer des étiquettes avec le nom du salarié, le bureau de destination et éventuellement le contenu. Vous gagnerez alors du temps lors de la répartition des cartons.
Les équipements comme les photocopieurs nécessitent une manutention particulière, car ils peuvent dépasser les 100 kg. Confiez leur préparation et leur transport à des professionnels et n’essayez pas de les manipuler seuls dans les escaliers.
Certains meubles comme les bureaux peuvent être démontés en séparant simplement les pieds de la table, ce qui permet de gagner de la place dans le camion. D’autres éléments comme les armoires, les modules et les fauteuils peuvent être transportés tels quels.
4 - Pourquoi faire appel à Des professionnels ?
Il est important de faire en sorte que le changement de bureau ne vous retarde pas dans votre activité. Pour que le déménagement de votre bureau se passe rapidement et sereinement, il est indispensable de faire appel à des professionnels.
Les entreprises de déménagement disposent d'équipes de déménageurs habitués à ce type d’opération. Il est risqué de demander à vos salariés de porter de lourdes charges. D’une part, ce n’est pas dans leurs attributions, d’autre part, ils n’y sont pas habités et risquent de se blesser.
Les professionnels se rendent à votre local pour évaluer le volume à déménager et les moyens logistiques nécessaires.
Ils connaissent les techniques d’emballage et de manutention pour déplacer votre équipement informatique et votre mobilier de bureau en toute sécurité.
Ils disposent de tout le matériel nécessaire pour un déménagement professionnel : sangles spécifiques, différents modèles de cartons, monte-meubles, chariots et diables, camions de déménagement capitonnés…
Ils vous proposent une palette complète de services supplémentaires, comme l’installation de vos équipements, le remontage de votre mobilier dans votre nouveau bureau ou le nettoyage des locaux.
Une société de déménagement peut aussi vous proposer des solutions de stockage si vous n’avez pas la place de tout emménager dans votre nouveau local.
Contactez-nous et découvrez les avantages de travailler avec SWISS & ChALUT Group Sàrl.
"Des prestations adaptées à votre secteur d’activité"
Déménagement de magasins et cabinet, restaurants ou d’hôtels
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le déménagement administratif de vos archives et dossiers : comptabilité, planning des réservations, ressources humaines, achats et approvisionnements…
Conseil
Quelques semaines avant le déménagement de votre établissement ou arcade dressez un inventaire
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1 - Transfert d'établissement, Arcade: Résiliation de bail
Une fois que vous avez pris la décision de changer d'établissement ou d'arcade et que vous avez trouvé un nouveau local, vous devez procéder à quelques formalités administratives, dont la résiliation de votre bail commercial.
L’avis de résiliation
Vérifiez d’abord le bail à loyer en ce qui concerne le délai de résiliation et l’échéance du bail. Selon le Codes des Obligations Suisse le préavis de résiliation est de minimum 6 mois pour un local commercial. Des délais de résiliation plus longs sont parfois négociés. Le bail à loyer peut être résilié pour le terme. La plupart des baux prévoient un renouvellement tacite si aucune partie le résilie. Si une durée déterminée a été convenue, aucune résiliation n’est nécessaire et le bail termine à la date prévue.
Envoyer la lettre de résiliation
La lettre de résiliation du bail doit être envoyée à la régie respectivement au propriétaire par lettre recommandée. Elle doit contenir
vos coordonnées (nom, adresse, et de préférence aussi le numéro de téléphone professionnel et privé et le courriel)
les objets concernés (local artisanal, bureau, places de parc, etc.)
La date quand vous aimeriez restituer votre local, même s’il s’agit d’une restitution anticipée
la lettre doit être signée par tous les co-locataires du bail respectivement par les personnes autorisées à signer pour la société
Une résiliation partielle ou conditionnelle n’est pas possible. Elle peut seulement être annulée si l’autre partie est d’accord.
Réception
La durée de résiliation commence à courrir à partir du jour de la réception du courrier. Est considéré comme jour de réception, le jour du dépôt de l’avis de retrait par le facteur dans la boîte-aux-lettres du destinataire s’il peut le retirer le jour-même au guichet de la poste (case postale), sinon le premier jour ouvrable qui suit la tentative de remise. Si le délai de résiliation n’est pas respecté, la résiliation prend effet pour le prochain terme pertinent.
Restitution anticipée d’un local commercial
En tant que locataire vous pourrez être libéré de vos engagements du bail à loyer avant l’échéance du bail si vous présentez au moins un locataire solvable qui reprend le bail aux mêmes conditions à la date à laquelle vous rendez le local. Suivant les conditions générales pour locaux commerciaux appliquées dans le canton de Genève (édition 2010), vous devez respecter au moins un préavis de trois mois pour la fin d’un mois et transmettre au bailleur dans les 30 jours un dossier complet relatif au repreneur. Ce préavis commence à courrier dès que le bailleur est en possession du dossier complet de la candidature du repreneur du bail. Cependant, le bailleur ne peut pas être obligé à conclurer un bail à loyer avec le candidat que vous avez proposé, mais vous êtes libéré du bail pour la date pour laquelle vous avez donné le congé si le candidat remplit les conditions susmentionnées. Si vous ne trouvez pas un locataire successeur vous devrez payer le loyer jusqu’au prochain terme de congé contractuel.
Vous êtes propriétaire
Comme le locataire, vous devez respecter un préavis de résiliation et le terme de congé. En outre, vous êtes obligés d’utiliser le formulaire officiel faute de quoi la résiliation est nulle. A Genève, il existe deux formulaires officiels approuvés par le Conseil d’Etat, l’avis de résliation du bail, ce fomulaire est bleu, et l’avis de résiliation du bail en cas de demeure du locataire (art. 257 d du Code des Obligations), c’est le formulaire rose. Il ne faut pas se tromber de formulaire. Si vous utilisez l’avis de résiliation rose, vous avez dû respecter auparavant la forme et les délais de mise en demeure fixés par la loi.
Si vous avez conclu plusieurs baux à loyer avec un locataire, vous devez utiliser pour chaque bail un formulaire.
Résiliation anticipée
Dans certains cas, une résiliation anticipée est possible par le propriétaire.
Si vous avez entrepris correctement les démarches prévues par la loi en tant que bailleur, le préavis est de 30 jours.
Quant à la mise en demeure du locataire pour non-paiement, vous avez dû le mettre en demeure de payer le retard du loyer dans les 30 jours. Si la mise en demeure du locataire n’a pas aboutit à un résultat positif, vous pouvez résilier le bail moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d’un mois.
Si vous avez protesté, suivant l’art. 257 f al. 3 et 4, par écrit pour violation grave du devoir de diligence du locataire ou pour des graves manques d’égards envers les voisins, vous pouvez aussi résilier le bail avec un préavis de 30 jours pour la fin d’un mois.
Si le locataire a commis un préjudice grave, par exemple il a volontairement mis le feux dans son local, vous pouvez résilier le bail avec effet immédiat.
Si le locataire est en faillite, le bailleur peut demander de l’administration de la faillite des sûretés en leur fixant un délai convenable, si les sûretés ne sont pas fournies, vous pouvez résilier le bail avec effet immédiat.
2 - Déménager son établissement ou arcade: Formalités
Faites transférer votre abonnement internet : contactez le service après-vente entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. Internet étant désormais indispensable, il faut faire en sorte que l’accès soit possible dès votre emménagement.
Faites suivre votre courrier : vous pouvez souscrire au service de réexpédition définitive nationale auprès de La Poste. La durée du contrat peut être de 12 mois renouvelables une seule fois ou 24 mois non renouvelables. Une solution de réexpédition existe aussi pour les entreprises qui s’installent à l’étranger.
Résiliez le contrat d’assurance du local que vous quittez au moins 2 semaines avant le déménagement.
Résiliez ou transférez les abonnements d’énergie : électricité, gaz… 2 semaines avant le déménagement du bureau. Vous pouvez transférer votre contrat existant ou signer un nouveau contrat.
Souscrivez de nouveaux contrats pour votre futur établissement ou arcade.
Transférez les comptes bancaires de votre entreprise dans une agence plus proche de votre nouveau établissement ou arcade.
Informez les tiers et les organismes de votre changement d’adresse : banques, impôts, compagnies d’assurances, clients, fournisseurs…
N’oubliez pas de faire figurer la nouvelle adresse dans vos documents : devis, factures, cartes de visite, plaquettes commerciales, signature de mail…
3 - Déménagement d'établissement ou d'arcade:l’emballage et le transport
Quelques semaines avant le déménagement de votre établissement ou arcade dressez un inventaire de votre équipement (système de caisse, ordinateurs, moniteurs, scanners, imprimantes, téléphones…) et de votre mobilier. Bar ou comptoir, hall d'accueil, salle du restaurant , cuisine chaude, cuisine froide, système de caisse, chambre froide, Hygiène, terrasse, rack et rayonnage est...
Il est en effet inutile de transférer les éléments obsolètes ou hors service vers votre nouveau local. Commandez le nouveau mobilier et les nouveaux équipements et organisez l’évacuation des éléments dont vous voulez vous débarrasser vers une déchetterie. Vous pouvez également faire don de certains équipements encore utilisables à des associations.
La plupart du temps vous pouvez emballer vos papiers (factures, devis, études…) dans des cartons spécifiques pour les archives.
Les équipements informatique nécessitent une préparation et un transport minutieux, si possible dans leur carton d’origine. Il est préférable que la déconnexion des appareils et la remise en service du parc soient assurées par des experts.
Une bonne pratique, qui vaut dans la plupart des déménagements de vos salariés : préparer des étiquettes avec le nom du salarié, le bureau de destination et éventuellement le contenu. Vous gagnerez alors du temps lors de la répartition des cartons.
Les équipements comme les Pianos, sculptures, lustres nécessitent une manutention particulière, car ils peuvent dépasser les 100 kg. Confiez leur préparation et leur transport à des professionnels et n’essayez pas de les manipuler seuls dans les escaliers.
Certains meubles comme les tables peuvent être démontés en séparant simplement les pieds de la table, ce qui permet de gagner de la place dans le camion. D’autres éléments comme les armoires, les modules et les fauteuils peuvent être transportés tels quels.
4 - Pourquoi faire appel à Des professionnels ?
Il est important de faire en sorte que le changement de votre établissement ou arcade ne vous retarde pas dans votre activité. Pour que le déménagement de votre établissement ou arcade se passe rapidement et sereinement, il est indispensable de faire appel à des professionnels.
Les entreprises de déménagement disposent d'équipes de déménageurs habitués à ce type d’opération. Il est risqué de demander à vos salariés de porter de lourdes charges. D’une part, ce n’est pas dans leurs attributions, d’autre part, ils n’y sont pas habités et risquent de se blesser.
Les professionnels se rendent à votre local pour évaluer le volume à déménager et les moyens logistiques nécessaires.
Ils connaissent les techniques d’emballage et de manutention pour déplacer votre équipement informatique et votre mobilier de bureau en toute sécurité.
Ils disposent de tout le matériel nécessaire pour un déménagement professionnel : sangles spécifiques, différents modèles de cartons, monte-meubles, chariots et diables, camions de déménagement capitonnés…
Ils vous proposent une palette complète de services supplémentaires, comme l’installation de vos équipements, le remontage de votre mobilier dans votre nouveau établissement ou arcade ou le nettoyage des locaux.
Une société de déménagement peut aussi vous proposer des solutions de stockage si vous n’avez pas la place de tout emménager dans votre nouveau établissement ou arcade.
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Organiser la Sécurité
Sécurité EPI
Tout employeur se doit de créer des conditions assurant la santé et la sécurité de ses employés.
Tout employeur est responsable de la sécurité et de la protection de la santé de ses employés.
Les différents types d’équipements individuels de protection:
Chaussures de sécurité
Pantalons de travail
Shorts de travail
Geants (EN 1082) et (EN 388)
Outillages adéquat et entretenu
Chariots & Diables professionnel
Véhicules entretenu
Ridelles camions (vérification mensuel)
La sécurité est une obligation sur le lieu de travail. Tout employeur doit fournir un équipement de protection individuelle gratuitement à ses collaborateurs.
Qu’il se compose d’un casque, de lunettes de protection ou de chaussures de sécurité, l’EPI prévient les blessures et les atteintes à la santé des travailleurs.
En bref
Chaque jour, plus de 800 personnes sont victimes d’un accident au travail. Si les équipements de protection individuelle n’éliminent pas les risques, ils réduisent assurément les conséquences dommageables d’un accident. Non seulement les EPI atténuent les souffrances personnelles dues aux blessures
Notre équipe se présente à vous dans une tenue de travail signée SWISS & ChALUT Group Sàrl
Répondant aux critères de sécurité au travail et vous assurant des interlocuteurs à l’apparence irréprochable.
Sécurité Chariots élévateurs
Ils sont les moteurs des entrepôts et de la logistique: les engins de manutention (chariots élévateurs) sont indispensables.
Mais aussi dangereux, ils se fraient un chemin entre les palettes, les étagères et les camions à la vitesse de l’éclair, mais un accident est tout aussi vite arrivé.
Avec nos règles vitales, la sécurité du stockage, quel qu’il soit, est garantie.
Charger et lever en sécurité avec des chariots élévateurs (engins de manutention)
Conduire uniquement avec l’autorisation requise.
Respecter les consignes d’utilisation.
Conduire prudemment.
Utiliser des voies de circulation sûres.
Assurer la marchandise.
Entreposer correctement la marchandise.
Contrôler les chariots élévateurs.
Ne pas improviser.
Porter les EPI requis.
Toutes les règles
Sécurité Routière Durée de conduite
Pour les chauffeurs-déménageurs :
un stage de 5 jours
tous les 3 ans
portant notamment sur la sécurité et la conduite, formation à la conduite économique
La durée de la conduite comprend le temps durant lequel le
conducteur est occupé à la conduite du véhicule.
Fondamentalement, le tachygraphe inscrit le temps durant lequel le
véhicule est en déplacement. Les tachygraphes numériques
prennent en compte des interruptions du temps de conduite d’une
durée maximale de 3 minutes.
La durée maximale de la conduite hebdomadaire, la durée maximale
de conduite journalière, les pauses de conduite ainsi que les temps
de repos journaliers et hebdomadaires sont réglementés.
Durée maximale de conduite hebdomadaire
La durée maximale de conduite hebdomadaire se monte à 56
heures. De plus, un maximum de 90 heures de conduite cumulée sur
2 semaines ne peut être dépassé. Cela signifie qu’une semaine avec
56 heures de conduite ne peut être précédée et suivie que d’une
semaine de 34 heures de conduite maximum.
La durée maximale de la conduite journalière est de
9 heures.
Elle peut toutefois se porter à 10 heures deux fois par semaine.
La durée du travail comprend le temps durant lequel l'employé est sur son lieu de travail, à disposition de son employeur ou en train d'effectuer ses tâches.
